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不传秘诀：用好E-mail的99条技巧 |
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http://www.enorth.com.cn
2007-04-03 13:37
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移动Email
了解限制。
使用Voice-to-text。
小心重复或删除。
专用。最好设个专用的移动信箱。
不要给移动设备发附件。
要节约使用。
生产力，文件夹和过滤
快速回复。要么当时回复，要么先放到“须回复”文件夹内。
24小时内回复，某些行业要求可能更快些。
如果信太长没办法全部答复，就先回个短的，说明过后再细说。
分段回复。如果来信太长又要求全回，就一个要点一个要点地回复。
纪律。定时检查Email，5分钟或5天，固定下来，别人也会依此反应。
按紧迫性分类。设置紧急/必须回复/个人/信息/其他等几个文件夹，把来信按地址分到这些文件夹内。最好配合过滤器，让它自动分类。
有选择。并不是每个信都要回。FYI的，群组的一般都只是看看就行。与工作不相关的也先转发到私人邮箱以后再看。
快速。工作邮件应该是问题和回答，是知识传送。搞笑或论文应该在其他地方。
限制。如果没时间读，就不要订阅太多内容。如果要订，最好用免费信箱来订。
文本通讯。有时文字IM比来往邮件要快。
向大师们学习。诸如43-Folders，GTD等等。
GTD。如果没读，就不要把所有信都移到文件夹里，应该是读、回复再归档。
标题要明确。
使用免费信箱。订阅免费内容要用免费信箱。
把垃圾邮件加入黑名单。不要只是删除它们，还应该阻挡发信人，通常垃圾邮件发信人都是重复的。
开启垃圾邮件过滤器。当然，没有过滤器完成准确，所以还应该检查一下垃圾邮件。
抛弃被垃圾占领的邮箱。保存资料，再开一个，记得通知联系人（不现实）。
防止邮件过载。如果不需要回复就不回复。
Email附件
附件要小。邮箱总不是无限的。
不要转发附件。
在正文中包含一点附件摘要。
可以发送链接代替附件。
在线共享文档，比如Google Docs。
在线共享2，如果公司不让用外网，就在内部网上共享。
在线共享3，如果前两个方法都不行，可以用IM来传送。
使用纯文本或RTF格式，不要用Doc格式。造成不要传可执行文件，Doc/xls也可能会有病毒。
可以使用OpenOffice.org的XML格式。
小心打开附件。如果不是自己要的，就不要打开。
知道哪些不能打开。打开垃圾邮件等于做了验证，会引来更多垃圾。
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| 编辑：
赵国栋
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