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众所周知,随着第三次工业革命的到来,科学技术就已经宣告进入了信息化时代。同时网络信息化进程也在发生着日新月异的变化并被各个领域所广泛应用。档案管理作为管理工作的重要组成部分,在如火如荼的信息化时代则面临着现代管理方法和先进网络技术综合运用跨越式发展的挑战。档案管理工作要想保持与时俱进,则必须充分利用信息化管理过程中的新技术,实现对档案管理的信息化。
面临档案信息化发展的大趋势,2011年海口市国土资源局率先进行了本单位的档案数字化整理,基于该项目技术含量的高科技化因素考虑,海口市国土资源局经过反复的考量最终选择了北京东方飞扬软件股份有限公司为其档案数字化项目担纲设计搭载。东方飞扬作为国内数字化档案管理领域的先驱,通过对海口市国土资源局以往档案管理工作情况的全面了解,最终采用了飞扬数字档案管理系统软件。
针对海口市国土资源局以往档案管理的特殊性,东方飞扬此次所实施项目分为档案数字化和数字档案管理系统两个方面。同时应海口市国土资源局档案数字化加工的总体需求,对其档案进行了数字化加工处理。东方飞扬档案资料数字化的基本原则是:使档案信息资源准确方便快捷地提供利用,使可以公开的档案信息资源得到共享,以满足社会、组织或个人对档案利用的需求,实现对原件实物的有效保护。同时此次将纸质档案数字化的基本环节包括了档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、光盘制作等环节。纸质档案数字化将采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁盘、磁带、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本。这些环节通过东方飞扬自主开发的档案数字化加工工作流程管理软件来从数字化加工处理的各个环节进行控制,从而实现全流程的信息化管理。
为了确保档案在项目实施阶段的安全性,东方飞扬提出在纸质档案数字化过程中应加强对各环节的安全保密管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全。同时各个环节均应进行详细的登记,并及时整理、汇总、装订成册,在数字化工作完成的同时建立其完整、规范的记录。作为拥有完备从业资格证书的东方飞扬公司,凭借完善的质量控制手段,经济的项目实施成本,严密的保密管理机制、过硬的工程实施团队以及在此之前成功完成的众多大型类似项目实施经验,必将能够为海口市国土资源局的数字化档案管理项目做到完美收官,引领海口市国土资源局进入档案信息化管理新领域。