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学习如何使用IBM Lotus Notes V8中改进的Scheduler用户界面更轻松地寻找空闲时间。
IBM Lotus Notes V8大大改进了用户体验，包括改进了用于会议邀请的空闲时间搜索特性。在以前的Lotus Notes版本中，Scheduler用户界面(UI)提供的灵活性不大。但是，Lotus Notes V8允许用户选择参与者的子集，这样就可以重点考虑那些对于会议最重要的参与者。按照这种方式，Scheduler用户界面可以加快搜索可用时间的过程。更方便的特性是，Lotus Notes V8允许用户右击一个或多个活跃名称并执行Find Available Time搜索，从而快速地找到用户最近的可用时间。
Scheduler 用户界面
当会议主席创建会议时，或在参与者提议一个新时间或发出会议邀请时，改进的Scheduler用户界面会出现在Check Schedule对话框的Find Available Times附签下。当主席重新安排会议时，它也会出现在Check Schedule对话框中。
我们通过以下场景研究这个特性。
假设现在到了X 公司的一个销售季度的末尾。X公司有两个销售团队：Team A 和Team B。Daria Mars是 Team A 的主管，Allen Mars是 Team B 的主管。Ray Mars是两个团队的经理。Mark Mars是 Team A 的成员(见图1)。Mark需要安排一个会议，会议要讨论和报告他的团队在这个季度的销售情况。Mark希望邀请他的经理、他的团队和Team B 参加会议。按照Mark的看法，他的经理Ray和他的团队主管Daria是关键的参与者。Team B 的主管Allen是一个可选的参与者，但是他对于这次会议也比较重要。因此，在寻找对每个人都合适的会议时间时，Mark主要考虑适应Ray、Daria和 Allen的日程安排。
图 1. X 公司的结构
在创建会议时，Mark将 Ray和 Daria标为必需的参与者。因为Ray、Daria和 Allen是会议的三个关键参与者，所以Mark要搜索Ray、Daria、Allen和他自己的空闲时间。为此，Mark只需在Scheduler中选择Ray、Daria、Allen和他自己的姓名旁边的复选框，并取消其他复选框(见图2)。
图 2. Scheduler 用户界面，为空闲时间搜索选择了关键参与者
注意，Scheduler用户界面还为两个类别提供了复选框：Required和 Optional。这个分类允许用户轻松地选择或取消这些组中的所有参与者。Mark取消Optional复选框，从而清空所有可选的参与者。然后单独选择Allen。在图2 中，因为空闲时间搜索不包含其他参与者(Bill Mars和其他人)，所以这些参与者的空闲/忙碌时间是灰色的，这些时间不影响搜索的结果。因此，时间条在2007年 7月 12日的3:00 PM - 4:00 PM时间段是绿色的。如果Mark为每个人启用空闲时间搜索，那么07/12/2007的 3 pm - 4 pm时间段的时间条是红色的，因为其他Optional参与者在这个时间可能有其他活动(见图3)。
图 3. Scheduler 用户界面，为空闲时间搜索选择了所有参与者
现在，假设Team B 的Allen在 7月 12日无法参加会议，他提议选择一个新的会议时间。按照他的看法，这次会议对于他的整个团队很重要，他希望团队的每个人都能够参加。当Allen搜索空闲时间时，他选择Mark、Ray、Daria、Bill和 Sarah，并取消其他参与者(见图4)。在图4 中，Elba和 Wong在 2007年 7月 12日的4:00 PM - 5:00 PM时间段忙，但是因为Allen没有对他们搜索空闲时间，所以时间条是绿色的。
图 4. 提议新时间时 Check Schedules 对话框中的 Scheduler 用户界面
与之类似，假设Mark接受了提议的新时间，但是在重新安排会议之前，他可以单击Check Schedule查看所有关键参与者的空闲时间(见图5)。
图 5. 重新安排时 Check Schedules 对话框中的 Scheduler 用户界面
右击并寻找可用时间
Mark为他的会议申请了一台投影仪。在2007年 7月 12日，Mark收到IT部门Jonathan发来的一封电子邮件，其中提供了新购买的一台投影仪的使用说明。Mark阅读了说明，但是仍然有点儿不明白。他想请Jonathan直接解释一下。他右击电子邮件中Jonathan的名字，并选择Find Available Time。
从右击菜单启动的Find Available Time搜索对Mark和 Jonathan的日程安排进行快速搜索，并打开Find Available Time对话框。Find Available Time对话框标出搜索获得的最有用的信息。这些信息告诉Mark，Jonathan在今天(2007年 7月 12日)10:00 AM到 11:00 AM有一个一小时的会议，除了这段时间，在12:00 PM之前Jonathan一直有空。Scheduler用户界面还显示Jonathan在 4:00 PM - 5:00 PM也有空(见图6)。太好了。Mark可以单击Create Meeting按钮，与Jonathan约定在10:00 AM见面。
图 6. 右击产生的 Scheduler 用户界面/Find Available Time 对话框
Scheduler用户界面仍然支持替代名称。取消了Invitee切换器，因为空闲时间搜索功能不再需要这个特性。
结束语
IBM Lotus Notes V8中的Scheduler用户界面为搜索空闲时间提供了很大的灵活性。空闲时间搜索的结果会提高用户的工作效率。
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