在文档编辑中，有用“打印到文件”的虚拟打印机制作打印机文件的功能，它是将文件打印到指定的文件中，而不直接传递给打印机。此文件包含了打印命令，可以拷入软盘送到其他的计算机上去打印文件，而不用考虑这些计算机是否装有该文档编辑器。
然而，打印机文件的体积要比原文档大出许多。尤其是制作针对针式打印机的文档时，一般每个A4页面的打印信息，使用二进制格式来保存，甚至会超出100KB。在这种情况下，若想方便地携带这些文件，还需要掌握压缩文件的技术。有多种方案可以帮助我们实现这一要求，本文介绍利用RAR压缩软件(DOS版和Windows版)来实现这一目的。
使用DOS版RAR
若想方便地携带文件，如果知道如何制作可以在DOS下自动解开的压缩包，就更方便了，因为我们在实际从打印机中输出文件的时候，在DOS操作环境下即可完成。
RAR的DOS版，不像一般的同类压缩软件那样难于掌握，其运行界面还是相当友好的(见图1)，它显示了当前的工作路径、文件或目录名(呈黄色)。在前面打勾的，表明该文件或目录是选中的待压缩的文档。我们只需记住下列的规定和快捷键，即可使用RAR的DOS版了。
1、在Size(规格)栏中，显示为SUB—DIR的，表明这是一个包含文件或子目录的目录，选定它，意味着压缩其中所有的子目录和文件。
2、改变驱动器：[Alt]＋[D]。
3、选中文件：空格键。
4、回到上一级目录：按动光标键，回到当前目录列表的最上方的两个圆点处，按回车。
5、把当前文件压缩为分卷压缩包：[Alt]＋[F5 ](可以指定分卷大小，也可自动由RAR测定)。
6、把当前文件压缩为单个压缩包：[Alt]＋[F4]。
7、规定压缩文件路径：直接将路径和产生的压缩包名称键入相应的对话框中即可。
使用WinRAR
许多新电脑用户可能不太习惯使用DOS下的软件，那就选择WinRAR吧。这款软件不仅界面非常友好，而且还支持右键压缩/解压缩，以及多种自解压缩包生成。最方便的是，我们还可以从许多共享软件网站下载该软件的汉化版。图2显示的是汉化版的WinRAR主界面。
WinRAR支持制作适用于多种操作系统环境的自解包文件，其中包括Windows 9x、Windows 3.x、IBM OS2、DOS等，这一点，实在是比许多其他的压缩软件高明出许多。而RAR的汉化文件多出制作带中文界面的自解压文件的选择，这更是不熟悉英文的用户的福音。
使用WinRAR制作自解压文件非常方便，办法是在资源管理器或特定的文件夹窗口内，用鼠标右键单击需要压缩的一个或选中的多个文件，选择快捷菜单中的“加入压缩文件……”，并在弹出的如图3所示的对话框中，选中“建立自解压缩文件”项，单击[确定]即可。
但是，如果我们需要制作可以在DOS操作系统中自行解压的文件，我们就必须了解WinRAR一个特殊概念，即“字典文件”。字典文件大小的取值范围是64～1024KB。字典文件越大，压缩比率越高。我们所必须注意的一点就是如果想制作DOS下的自解压文件，字典文件的大小必须是64KB。我们可以在WinRAR的“选项/设定”对话框中的压缩副签中设定默认的字典文件的大小。
这样设定以后，可以依据下面的步骤制作DOS下的自解包文件：
1、首先利用右键快捷菜单生成RAR压缩文件。
2、用WinRAR打开压缩文件。
3、单击工具栏上的[自解文件]按钮。
4、系统会弹出如图4所示的对话框，选择“英文DOS RAR自解文件”。
5、单击[确定]，在当前目录(文件夹)中生成的新的可执行文件，即是我们所需的DOS自解压缩文件包。
当然，如果你是一个狂热的DOS分子，你也可以查阅WinRAR的帮助，使用自己喜欢的命令行方式，从而完全避开“罗嗦”的图形界面，来制作各种压缩包。
WinRAR的其他优势
除了可以制作符合不同操作系统需要的自解压缩文件以外，与ZIP系列的压缩软件相比，WinRAR还具有以下优势：
1、RAR格式比ZIP更能够提供较好的压缩性能, 特别是在“固实模式”时。
2、支持“多重分片”压缩文件，这比起ZIP的“Span Disks”压缩文件更加便利及简易。使用ZIP的分片压缩功能，解压缩时，WinZip在读完第一张压缩软盘后，还要读取最后一张盘上的信息，才能开始依次解压缩，步骤实在繁琐。而RAR格式的分片自解压文件，可以直接从第一张开始解压缩。这种特性还能最大限度保证压缩包的安全。我们都有这样的经验，一个分片压缩的ZIP文件，仅仅由于最后一张磁盘上的错误，就可能导致整个压缩文件作废；而对于RAR压缩包来说，即使部分受损，解包的时候却是能解开多少算多少，这就给用户提供了更多的找回资料的机会。
3、RAR格式也有一些在ZIP中所缺乏的重要功能, 例如向压缩包添加“撤消记录”, 它允许最大限度地恢复受损压缩资料；还有“锁定”重要的压缩文件的功能, 以防止它们被意外更改。
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