正如我们大家耳熟能详的那句广告语所说：“没有最好，只有更好”，Microsoft的旗舰产品之一——Microsoft Office办公套件的最新版本XP已经正式推出了。它自从4.2版推出中文版以来，这已经是第四次升级。这次升级的版本号没有再延用传统的年份，而是使用了“XP”这一令用户颇觉一丝新意的名称。“XP”是“Experience”的简写，它象征着Office XP将以更智能化的工作方式为广大用户带来一整套激动人心的崭新体验——“个人体验”、“协作体验”和“扩展的Office体验”。其中，“个人体验”旨在简化个人的工作方式；“ 协作体验”将使人们更加轻松地处理文档，提高与他人合作的效率；而“扩展的Office体验”可以使用户继续在Office中集成其他服务并随时轻松访问信息。这些体验又将借助Microsoft软件和Internet的力量，进一步激发出用户的创造力和生产力。
囿于篇幅，本文无法将所有Office XP全新闪光之处一一细说从头，我们只是尝试使广大用户能从其中一些方面对Microsoft在新世纪之初推出的这一力作有一个整体的印象。
一.常规任务
1.新建文档
与以前各版本的Office不同，您在使用Office XP产品的时候，无论是在Word中新建文档，在Excel中创建表格，还是利用PowerPoint来编辑幻灯片，程序主窗口右侧都会另外打开一个小窗口，它集中了一些您平时经常会用得到的操作。利用这个窗口，您可以很方便地打开或者新建Office文档、直接在本机或者通过Internet实现模板管理，甚至不用离开Office应用程序和正在编辑的文档就可以查找文件。而且使用的组件不同，新建文档窗口中的内容也不尽相同。
2.大容量剪贴板
Office XP的剪贴板最多可以记忆24次复制的内容，数量比其前作有了一倍的提高，这让我们在撰写文档的时候能够同时复制更多的内容。而且，所有复制下来的信息的内容、文字的摘要、图片的缩略图等都会在窗口右边的区域中按次序排列显示，因此看起来会很加清楚和直观，这样您就可以根据自己的实际需要有选择地粘贴或删除。
3.智能标记
Microsoft Office智能标记是一组可在所有Office应用程序中共享的按钮。当用户需要它们的时候(例如，Excel公式中出现错误，Word自动更正用户的操作，或者当用户粘贴某些数据时)，这些按钮就会出现，并给用户提供用于更正特定操作或错误的选项。例如，我们在Word中粘贴了一段文字之后，插入的段落后会出现一个粘贴按钮的图标。让鼠标指针在标签上稍作停留，就可以通过下拉菜单的三角标记进行保留源格式、匹配目标格式、仅保留文本和应用样式或格式的操作。同时，在Office XP中还有针对拼写检查而设计的自动更正标记，利用它可以更好地控制和调整自动完成工作。
4.语音操作
在Office XP中集成了语音操作的方式，经过短暂的机器语音培训之后，我们就可以直接通过声音来输入文档的内容，或者是实现对段落格式设置、字体更改的操作，还能够控制Office XP中的菜单、工具栏和对话框选项，让语音来帮助您打印文档、保存文件。
5.手写输入
对于那些接触计算机时间不长，或者是键盘输入速度比较慢的用户，则可以通过Office XP提供的手写输入功能直接用鼠标将文字“写”入文档。而且系统除了可以将手写的文稿识别为标准的电子文稿形式显示出来以外，在Word和Outlook中还能直接以手写体保存。如果你有了手写板输入设备，也可以直接在Office XP中使用。
6.图片更具真实感
Office XP组件的图形系统得到了很好的改进，通过这个图形系统，可以让图形和艺术字具有更平滑的轮廓，并能够调整色调和透明度级别。并且，如果因排版需要而要调整数字图片的大小时，这些图片不会出现无法重定像素而导致图片内容难以辨认的情况。
二.安全性
Office XP对于文档的安全性方面也提供了一定的保障，这让我们在使用Office XP的时候更为放心。其一就是在Word、Excel和PowerPoint中增加了文档数字签名的功能，这样在传发文件的时候，可以通过这个数字签名确认文件是否被改变过。第二是Outlook中也有邮件数字签名的功能，以防止别人冒用你的名义发送邮件。另外Office XP中还增强了抵御宏病毒的能力，例如，管理员或用户可通过一个选项，在用户、用户组或公司内从Office安装中删除Visual Basic for Applications，以减少通过Office文档传播宏病毒的可能性。
Office XP的安全性还体现在对文档的保护。例如，在编写文档的时候，如果遇到错误或停止响应，可以采用程序恢复功能来激活程序，或者在以后重新打开程序的时候，这个文档将显示在“文档恢复”任务窗格中。和Windows 9x一样，Office XP也有了一个由系统自动控制的安全模式，当Office XP的组件无法正常启动时，它会自动进入适当的运行状态，以减少程序崩溃的可能。
三.网络功能
针对微软公司的.Net战略，Office XP中也新增了许多网络方面的功能。
1.网页制作
以前用Word制作网页已经不是秘密了，但是在Office XP中可以在各个组件中将所编辑的文档直接保存为HTML格式的网页文件，并且这样制作得到的网页能够在从Internet Explorer 3.0到6.0之间的各个版本上浏览，以获得最佳的浏览效果。
2.通过网络共享Office文档
从任何Office XP程序中，您都可以将文档保存到Microsoft的MSN站点。因此，当我们需要和其他用户共同编辑一个文件时，就可以利用站点提供的即时协作空间来共享文件。
3、将页面保存为单独的文件
普通情况下，当我们将Web页面连图片保存到硬盘之后，必须保证页面的HTML文件和存放图片的文件夹在同一个目录中，否则将出现页面中图片缺损的情况。现在有了Office XP，我们在Access、Excel、PowerPoint和Word中，都可以使用一种特殊的页面文件格式，将页面中的所有元素(包括文字、图形和样式表)保存到单个文件中。这样既方便了我们管理文件，又容易复制携带。
4、电子邮件
在Office XP中所有组件的工具栏下都新增了一个电子邮件按钮，通过它可以在工作的时候直接将所编辑的文档以附件或者是正文的形式发送出去。而且在作为附件形式发送时，仅仅填写对方的电子信箱地址，并给这封信件进行简短的介绍即可。当别人收到邮件之后，还可以直接在附件栏中再进行编辑修改，等处理完毕后也能很便捷地将文档发送给您。
四.其它功能
细心的用户可以发现，Office XP在安装完成之后，“开始”菜单中会有一个“Microsoft Office Tools”文件夹，其中提供了诸多内容的功能选项。其中一部分是和Office XP的安装卸载有关系，而另外一部分则是Office XP的新增特色功能，下面将其中独特的几项改进简要叙述一下。
1.扫描与OCR功能
也许是考虑到扫描仪已经逐渐走入家庭的缘故吧，在Office XP中直接集成了对扫描仪的支持。在“Microsoft Office tools”中有一个“Document Imaging”选项，运行它之后就可以直接调用扫描仪对文章进行扫描，有兴趣的话可以尝试一下，你会发现它的扫描效果还不错呢！以前工作的时候，都是先将文章扫描并进行OCR识别，然后再转贴到Word中进行处理，所以工作起来非常麻烦。而现在有了Office XP之后，可以直接一次性扫描多篇文章，并有选择地将一篇文章或者全部文章通过内置的OCR文字识别之后导入Word，所以极大地减轻了工作负担。
2.激活没有响应的程序
一般说来，由于Windows本身的缺陷和各种软件、游戏的干扰，很可能出现运行Office XP的时候程序突然失去响应，如果这时你正好在编辑一些重要的文件的话，那岂不是前功尽弃？不要怕，试试“激活产品”命令，没准它能够把那断线的风筝给找回来呢。
3.保存设置
Office XP还提供了一个“用户设置保存向导”命令，我们可以把自己对Office XP的设置输出为文件保存起来，或者放到网络服务器上。这样，当以后重新安装Office XP的时候就不需再次重复繁琐的设置了。所以您可以轻松地让家里的计算机与办公室的计算机采用相同设置的Office XP，充分满足您的个人习惯。此功能还可以使管理员节省时间，他们可以把一台计算机上的设置快速移至另一台。
总之，用户的工作方式在不断地朝着更加合理和高效的方向改进。在我们已经迈入的数字化时代，Office XP向我们传达了这样的理念：人们可以随时随地获得所需信息，工作人员拥有利用所需分析数据进行决策的工具，人们可以在虚拟工作组中一起工作，而不必受时间和空间的限制。随着用户能够将注意力更多地集中于解决问题本身，而不是时时要受工具或处理过程阻碍工作进程的羁绊，我们的工作将变得轻松而愉快。Office XP，让您拥有更智能化工作的进步体验，使您的效率梦想变成现实！
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