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目前机关、企业或公司中应用最广的还是借助计算机来处理各种文字、报表与传送文件。计算机处理文字与数据虽然具有高效性和易于管理的优点，然而对使用者来说也要注意电子文件的开放性与安全性。尤其是多人共享一台计算机的情况下，尽管可以在计算机启动过程中设置密码，但这种做法仍好像是一把门锁配有多把钥匙。
为此介绍几种办公室中简单而实用的计算机文件保密方法，掌握之后你可以尽可能地充分发挥电脑的文档保密功能，实现文件独享。
文件与目录的隐藏
Windows95以上的操作系统都提供了这类文件的“隐身”功能，但需要你在使用前先设置一下。
设置的步骤是按顺序打开“我的电脑→查看→文件夹选项→查看→文件和文件夹”各选项，此时弹出一对话框，在对话框中选中“不显示隐藏文件”或“不显示隐藏文件或系统文件”，再点击“确定”，设置即告结束。此时，你若希望将哪个文件或文件夹隐藏起来，只要用鼠标选中该文件并点击鼠标右键，再选择下拉菜单中“属性”栏，弹出的对话框后选中“隐藏”属性，点击“确定”后该文件既销声匿迹了。不过这种方法属于“小儿科”保密水平，一旦有人按照上述方法逐步进入“查看”对话框，取消了“不显示隐藏文件”或“不显示隐藏文件或系统文件”的设置，改为“显示所有文件”，那么你所隐藏的文件又重新暴露无遗。所以，即使你使用了这种隐身术，也不可高枕无忧，掉以轻心。
Word文件加密码
Office97或Office2000的文字处理软件Word本身就具有密码钥匙，可以用它来方便地为文件加锁。加锁过程为：用WORD打开要加密的文件，顺序点击“工具→选项→保存”，对话框弹出后，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”下输入自己设定的密码，输入完毕后系统要求再输入一次密码做比较，两次输入密码完全一致才接受。经过这样处理，该文件就有了特定的密码锁，只有掌握了密码的人才能打开。
电子邮件的加密
OutlookExpress是当前最常用的电子邮件管理软件之一。
如果甲方想要让乙方发一封加密的邮件给自己，首先甲方必须发一封签名信给对方，乙方收到后将它保存在地址簿中后就可以向甲方发加密信件了。制作签名信的过程可以通过连续点击“工具→选项→签名→新建→发送”来完成。如果希望所有的信件均加密，连续点击“工具→选项→安全”后在出现的对话框中选择确认即可。倘若仅仅是在特殊情况下需要加密，邮件写完后按下“加密按钮”，加密后的邮件将出现加密图标。
下载一个加密助手
通过上网也可以免费下载到一个加密软件。提供免费加密软件的网站很多，其中之一的网址是：http／／www．tucows．com。这位助手的大名叫“iProtect”。下载后首次运行时会出现一个对话框，你必须在Password中建立并确认自己的密码，完成后将进入一个类似Windows操作系统资源管理器结构的界面，选中要加密的文件或文件夹，通过点击“tool（工具栏）”下的“hide（隐藏）”，该文件即被打上黑色标记，在退出该软件的运行环境后被加密的文件已消失的无影无踪了。如果你想要恢复该文件成为非隐藏，重新进入iProtec的运行环境后可以找到它，再在工具栏下选择“unhide（重现）”后，该文件在Windows系统中又浮出水面了。同理，该软件还可通过工具栏中的“Lock（加锁）”与“Unlock（卸锁）”功能为用户控制文件是否需要加锁，被加锁的文件既可选择隐藏也可放在明处。
除了以上介绍的这些方法之外，还有一点要提醒的是删除文件要彻底。不仅回收站要及时清空，而且上网后在Windows＼temp中的临时文件也要随时清除，这些临时文件的特征是它们的扩展名均为“tmp”，稍有计算机操作系统知识的人都有可能轻易地将它们打开。如果你忽略了这一点，机密公文或个人隐私也有可能在不知不觉中被泄露出去。（蔡德聪）
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